報告書を作る方必見|分かりやすい文章を書く7つのコツ


「年次報告書を作成しなければ…でもどんな文章を書けば良いのだろうか…」
「報告書とか改まった文章って書くの難しいよな…」
と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

確かに、年次報告書などは、そこに記載する内容も悩みどころです。しかし、それと同じくらい難しいのが、どんな文体で報告書を書くかということではないでしょうか。

今回は、報告書の文章を書く際に気をつけたい、読みやすい・分かりやすい文章を書くコツについて、2回に分けて7つご紹介いたします。参考にしてみてくださいね。

■そもそも分かりやすい文章とは

目標とする分かりやすい文章とはどのような文章なのでしょうか。その条件は3つあります。

まず、文章がすっきりしていること。冗長な文章はあまりよくありません。

二つ目は、誤解がない文章のことです。誤解を生んでしまう文章は、トラブルの種になります。そもそも、言葉には様々な解釈の余地があります。そのため、多少の誤解が生じるのは仕方がない部分もあります。

しかし、報告書のような外部の方の閲覧も予測される文章に関しては、誤解が生じてしまうのは致命的だと言えます。注意しましょう。

そして最後に重要なのが、印象の強い文章かどうかです。印象に残る文章でなければ読み手の興味を引くことはできません。分かりやすさと印象の強さは比例すると考えても良いでしょう。

■分かりやすい文章を書く7つのコツ(前編)

⒈ 一文は大体、50文字から80文字の間

一文は、50文字から80文字ほどにするのがおすすめです。一文を50文字程度に収めることができれば、それがベストです。

もっとも、込み入った内容を表現しようとすると70文字ほどになる場合が多いようです。一文が長すぎると読み手に冗長な印象を与えてしまう上、内容も伝わりにくくなってしまいます。

⒉ 意識的な修飾語の使用

まず、修飾語は接近させて用いましょう。修飾語と被修飾語が離れていると、その関係が分かりにくくなってしまうため、読みづらく感じる場合が多いようです。

一つの語に対して複数の修飾語を当てる場合は、短い修飾語は近く、長い修飾語は遠くに配置するということも、コツとして挙げられます。

例えば、「白い川端康成が描写したような雪国」よりも、「川端康成が描写したような白い雪国」、の方が分かりやすいですよね。

■まとめ

今回は、分かりやすい文章の条件と、分かりやすい文章を書くために重要な7つのコツのうち、2つをご紹介いたしました。参考にしてみてくださいね。

 


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