社内マニュアルの作り方、こんな工夫があります


「社内マニュアルを作るよう命じられたけど、どんな感じで作ればいいんだろう?」
たしかに、社内マニュアルはどうやってつくればいいのか、分かりづらいものですよね。

ですが「どうせ作るなら、読む人が分かりやすいものをつくりたいなぁ」と考えている方も多いのではないでしょうか?
そこで今回は、社内マニュアルの作り方をみていくと同時に、各段階でできる工夫も一緒にご紹介していきたいと思います。

1.情報収集

まずは社内マニュアルの内容となる社内のルールや業務に関して、各所から情報を収集してきましょう。
このときにできる工夫についてみていきます。

・完璧を目指さない

なるべく多く情報を集めた方が、内容の充実したマニュアルになります。
しかし、いくら情報を漏れなく集めようとしても、それは極めて難しいことです。
過去の社内マニュアルなどを参考にしながら、一般的なことから情報収集をしていきましょう。

・ノウハウなどを盛り込む

一般的な情報を集めると同時に、社員から独自のノウハウなども聞き出せると、マニュアルもさらに使いやすいものになります。
作成者の部署については、作成者自身のノウハウを盛り込めばよいですが、他の部署のノウハウについては、他の部署の社員に積極的に聞いていくとよいでしょう。

2.作業の進めやすいものから取り掛かる

社内マニュアルを作っていくうちに、文章化しにくい箇所など、いくつか壁に当たる場面が出てくるかと思います。
その時は、作業の進めやすい箇所から進めることを心掛けましょう。

同じ箇所で止まっていると最終的に期限に間に合わないなどの事態に陥ってしまうこともあります。
また、慣れという意味でも作業の進めやすい箇所から進めていくことは有効です。

3.構成・文章

構成としては、社内マニュアルの目的など、大きな括りから始めます。
目的は読み手にきちんと理解してもらう必要があるので、丁寧に伝えることが重要です。

次に、業務の手順など細かい部分について書いていきます。
その際、チェックシート形式にすると分かりやすいマニュアルになります。

具体的には

・郵便物はチェックしたか?
・出社したらまずメールチェックをしたか?

などです。
このようなチェック項目を場面別(出社時、顧客対応時など)に分けて記載していくと、読み手側も理解しやすいでしょう。

今回は社内マニュアルの作成の基本的な流れと工夫についてご紹介しました。
この記事が、社内マニュアルを作成する方にとって参考になれば幸いです。
社内マニュアルの作成に興味をお持ちの方はお気軽にご相談ください。

 


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