報告書作成において気を付けるべきポイント【ミスしないためには】


報告書を提出した後から「こんなミスが」と指摘されたことありませんか。

どんなに小さいミスであっても報告書のミスは侮(あなど)れません。
上司に報告するもののため、自分の評価・信頼に直接響きます。
そのうえ、報告書は迅速に提出することが求められるのでミスが起こりやすいのです。

今回は報告書のミスを事前に防ぐアドバイスを皆さんにご紹介します。

▪「誰に、何を」を明確にする

「誰に書くか」で内容、書き方などに違いが出てくることは前回のブログでご紹介した通りです。
トップに提出する報告書を長々と詳細まで書いてしまっては読んでもらえません。

反対にお客様に出す報告書の場合、詳細がなくては納得してもらえないことがあります。
誰に何を報告するのかということは報告書を書く前にメモなどに書いておきましょう。
わからなければすぐに上司に聞いてください。

▪書き方に注意

報告書にはこれといった決まった書き方はありません。
書く内容はある程度決まっていますがレイアウトや構成は自由です。
どうやって書いたらいいかわからないから不便だと思う方もいらっしゃるでしょう。
しかし反対に見れば、自分をアピールする場でもあるのです。

基本自由に作成できる報告書ですが、会社によってはテンプレートが存在します。
これから始めて報告書を書くという方、必ず上司に書き方を聞くなり他の人の報告書ファイルを見るなり確認してから作成してください。

▪妥当性を考える

「報告書に妥当性がない」というミスは非常に多いです。
報告書は常に批判的視線で見られていると考えてください。
自分の意見を書くことはときに大切ですが、証拠のない予想を書くのはやめましょう。
確たる証拠なしに、商談相手が買ってくれそうだ、などの予想は自分の勝手な解釈ですのでこういった内容を報告書に書くのはタブーです。

特に相手の考えを書くときは注意が必要です。
判断は経営側、上司側がするものなので自分の判断は報告書に書くべくものではありません。
会議で相手側があいまいな言い方をしている場合は会議後に確認をとってください。
自分に都合のいい報告書が質のいい報告書とは言えないのです。
必ず作り上げた後に妥当性があるかどうか確認してください。

報告書に関する大きな注意点は以上です。
何となく自分の報告書が評価されていない気がするのは上記のどれかに当てはまっているからかもしれません。

仕事の世界で報告書ミスが自分の評価を下げることはごく普通に起こりえることです。
最終チェックだけでは見落としがちな報告書の落とし穴に気を付けて作成してください。
報告書を印刷する際は「協友印刷」まで。

 

 


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です