上司に認められる報告書の作成方法・構成をご説明します


働いている方にとって避けては通れないものに「報告書」の作成がありますよね。
報告書は上司の方が「現状の課題を把握するため」に提出させているものなので、そのニーズを十分に満たしたものが良い報告書と認められるわけです。

しかし、「何をどうやって書いたらいいのかわからない」という方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
そんな皆さんのために的確な報告書の作成方法・構成をお伝えしていきます。

▪報告書の基本構成

日付、宛名、差出人、を最初に書きましょう。どんな報告書に対しても必須事項です。
そのあとに何をどの並びで書くか、は報告書においてある程度決まっています。
一般的なものでしたら「表題→本文→状況説明→内容要点→詳細」です。
それぞれ詳しく見ていきましょう。

▪表題

表題は10~20文字ほどで簡潔に述べることが一番良いとされています。
報告書の中でも一番初めに読むところなので「この報告書は何に関する報告書なのか」が一目でわかる方が続きも読みやすいですよね。

ただ、いきなり何についてなのか考えるとまとまらなくて時間だけが過ぎていきます。
まずは詳細を書き起こしてみる、次に内容要点を書きだす。
そうすれば何についての報告書であるかは明白なので表題に悩む時間は短縮されますよね。
表題に詰まったときは詳細からたどっていきましょう。

▪本文

決まり文句があるので簡単です。
「表題の件につき下記の通りご報告致します。」などのテンプレートがあるのでそれをそのまま使ってください。
本文の下に記書き(「記」と真ん中に書くこと)をし、内容を全部書いたら最後に「以上」と書き加えてください。

▪状況説明

全部の報告書に必要な事項ではありません。主に出張報告などに書く内容です。
状況説明を書く上で重要なことは項目分けと箇条書きです。

現状を知ってもらうための説明なので
・出張者
・日時
・場所
・面会者
・訪問目的
といったシンプルかつ分かりやすい報告が求められます。

▪内容要点

重要な事柄を「結論→理由→課題予定」の順で書く段階です。
簡潔さが求められるので50文字以内で書くといいでしょう。
固有名詞や数字が入っていないと仕事をしていないとみなされるのでしっかり明記しましょう。

▪詳細

主にヒアリング事項を書きます。
「見出し→小見出し→説明文」の順で書くとわかりやすいです。
ポイントはそれぞれが次の要約(例えば、見出しの要約が小見出し)となるように書くことです。

報告書の作成方法、構成の説明は以上です。
報告書は自分より立場が上の人が見るものなので簡潔で分かりやすいものを提出しましょう。
報告書を印刷する際は「協友印刷」まで。

 

 


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