報告書作成において気を付けるべきポイント【誰に向けて書くのか】


報告書を作成する際に最も重要なのは「誰に向けて、何を」報告するのかということです。

そのうち「誰に向けて」は3つに分類されます。
「役員やCEOに提出する場合」、「上司や先輩(部署内)に提出する場合」、「お客様に提出する場合」です。

誰に向けて報告するのかが変わると内容や書き方、気を付けることが変わってきます。
今回はこの3つの場合ごとに気を付けるべきポイントをご説明しましょう。

▪役員や重役に提出する場合

立場上忙しい方たちなので、「できるだけ少ない文字数」で「簡潔にまとめ」て「素早く」提出することが求められます。この3点がポイントです。
内容は大きめの商談や、大きな損害をだすトラブルなど、形式は内容要点のみ(200字程度)で報告してください。

もう一つ気を付けるポイントは「所見(=判断、考え)」を必ず書くことです。
重役の方は細かい仕事まで任されているので現場の担当の方の声を直接書くことによってより的確な判断ができます。

▪上司など部署内で提出する場合

部署内で提出する報告書の内容は主に「商談」「業務内容」「出張」「トラブル」があります。
形式は内容要点のみ。または内容要点と詳細のセットがいいでしょう。

ある程度大きな会社では形式と内容が決まっているところもあります。
前例をよく見て報告書を作成しましょう。
詳細や所見を付けるかどうかは上司に相談して決めてください。何も指示されなかった場合は詳細を付けた方がいいです。
できるだけ翌日、遅くても3日以内には提出しましょう。

▪お客様に提出する場合

内容は調査報告やトラブル報告が主です。形式は内容要点と詳細の「2段構え」で書きましょう。
内容要点と詳細は別々の紙で作成するのが一般的です。
お客様に提出するものは会社内で提出する報告書よりもはるかに重視されます。

一つの小さな報告ミスが経営を傾けるトラブルにつながる可能性もあります。
そのため、「自分で勝手に判断しないこと」と「礼儀を欠かないこと」がポイントになります。

形式や内容は必ず上司に相談してから決めましょう。
所見は不要です。提出前には必ず法務担当部署に提出してください。

以上、報告先別の書き方のポイントをご説明しました。
報告書は提出する先によって内容や書き方が変わります。
報告書の基本「誰に、何を」考えて適切な報告を行いましょう。

報告書提出は自分の仕事を認めてもらういい機会です。今まで報告書をそんなに重視していなかった方はこの機に上司に認められる報告書を書いてみませんか。
次回のブログでは作成に関してのポイントをご説明します。

 

 


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