STEP別で分かりやすく、効率よく|社内マニュアルの作成手順【情報整理~原稿作成編】


前回で企画から情報収集までの手順はご理解いただけたと思います。
マニュアル作りでは企画、準備の段階が特に重要です。
「5W2H」をよく考えて準備をし、ヒアリングでは専門用語の解説も付け加えました。
今回はそのあとの情報整理から原稿作成までの手順を詳しく解説していきます。

STEP2【情報整理~原稿作成】

▪情報整理を行う

集めた情報の中には事前に質問内容を決めていたとしても要らない情報が混ざっています。
そのため、本当に必要な内容かどうかを整理していく必要があります。
うまく情報を整理するにはまず内容の手順や重要度で分類しましょう。
そのあと、「この手順のときはこういうことに気を付ける」と合わせていくと自然と必要な情報だけが手元に残ってくるはずです。

マニュアルは、マニュアル対象者に合わせて、手順と重要度を記載されるものです。
マニュアル利用者のクラス、レベルに配慮して記載していきましょう。
例えば長年勤務している人用のマニュアルには事細かい指示は記載しなくてもポイントだけで事足りるということがあります。

▪構成を考える

分類できた後はその情報をどこにどのように載せるのか、構成を決めていきます。
そのまま情報を載せただけではわかりにくいのでどのようにマニュアルに情報を配置すると効果的かを考えることが重要です。

例えば、たくさんの情報を一気に伝えようとしないことがポイントです。
手順を羅列させただけの膨大な量のマニュアルは読む側も疲れますし、実際に読んでから作業に入る人は少ないです。

チェックリスト形式はどうでしょうか。
マニュアル利用者には上から順番にチェックリストに書いてあることをやればいいんだと簡単に伝わります。
チェックしながら手順を学んでいくこともできますよね。

▪原稿を作成する

構成が終わればそれに合わせた「レイアウト原稿」「イラスト原稿」「テキスト原稿」を作成します。
それぞれ何を作成するのか見ていきましょう。

【レイアウト原稿】

構成したマニュアルに合うイラストやテキストの配置、テキストのフォントやサイズ、色やサイズを決めます。

【イラスト原稿】

早めにデザイナーに頼んでおきましょう。イラスト原稿は時間がかかります。

【テキスト原稿】

利用者目線で書くことが重要です。表現を統一したり、専門用語には解説をつけたりとマニュアルを読む人が読みやすい原稿を書くことが求められます。

今回は情報収集から原稿作成の手順をご紹介しました。
作った原稿は一度自分で読み直してみてください。
読み直してみると文末がおかしい箇所や分かりにくい箇所が出てくると思います。
次回のブログでは最終チェックについて詳しく説明していきますね。

 

 


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