報告書を書く際のポイント|5W1Hともう一つのW について


 

「報告書」をうまく書けなく悩んでいる、またはもっとプロフェッショナルに書きたいと悩んでいる方はいらっしゃいませんか?

報告書をうまく書けないといった原因は、細かく分けると人それぞれ異なるかと思いますが、多くの人はそもそも報告書の書き方など習っていないという点にあるかと思います。

または、習っていて言葉で知っていても実際に報告書を書く時には忘れてしまっていて実行できていないこともあるかと思います。

そこで今回は、報告書を書く際のポイントである「6W1H」について詳しく解説していきます。

■6W1Hとは

まず5W1Hに関しては多くの方が耳にしたり、耳にしたりしたことがあるでしょう。

いつ(When)どこで(Where)誰が(Who)何を(What)なぜ(Why)どのように(How) のイニシャルをとったものが5W1Hです。

これらは書き留める内容をわかりやすく記す際に意識するべき内容になってきます。
この中で報告書を記す際も特に重視されるのが、いつ(When)とどこ(Where)になってくるでしょう。
この理由は単純で、一番頻繁にでてくる要素だからです。

この5W1Hといったポイントは、新聞社が記事を書く際のポイントとして新聞記者によって広められたものと言われています。
では、もう一つのWは何でしょうか?

それは誰に(Whom)です。

具体的に説明すると、その報告書は誰が読むものであるかを理解しておくということです。

例えば、会議内において議題に出された内容を記し、その会議に出席したメンバーのみに共有されるものであれば、その報告書の要素を事細かく説明するというよりかは、今後のスケジュールやプランについて誤解の解釈の余地がないように詳しく記しておくことを重点的に意識しておくべきでしょう。

また、その報告書が会議に出席していなかった人のためにシェアされるようなものであれば議題や問題点に関してから事細かく説明することをしなければその報告書は読み手にとってすごく読みにくいものとなってしまいます。
このように読み手がどういった人でどれくらい報告書に記す内容を理解しているのかなどを意識しておくことが肝心になってきます。

以上、報告書を書く際に意識しておきたいポイントである6W1Hについてできるだけわかりやすく記しました。
特に忘れがちな6つ目を意識して報告書を書けていたでしょうか?

または、5W1Hに関しても、ご自身の作成した報告書に反映されているのか再度確認してみるのもよいでしょう。
上記のポイントで、わかりやすい報告書をかけることにつながれば幸いです。

 

 


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